Erfolgreiche Eventfotografie – Tipps für den Auftraggeber und Eventfotograf

Einleitung – zu dieser Seite über Eventfotograf‌‌ie

Auf dieser Webseite berichte ich rund um das Thema Eventfotografie. Dazu werde ich werde ich einen tiefen Einblick in meine ganz persönlichen Erfahrungen geben. Deswegen werde ich auch das ‚Du’ als Ansprache nutzen.

Wenn Du nach Tipps rund um die Themen bessere Bilder, Briefing und Vertrag für die Eventfotografie suchst, bist Du hier genau richtig.

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Viele Events die ich fotografiere finden im Businesskontext statt. Auch und gerade hier ist ein persönlicher Umgang wichtig für gute Ergebnisse. Fangen wir also gleich damit an. Ob  Kongressfotografie oder Hochzeitsfotografie: Viele der hier genannten Ratschläge lassen sich auch auf andere Veranstaltungsarten übertragen.

In drei Teilen werde ich auf die Bereiche vor, während und nach dem Event eingehen. Schau was Du für Dich finden kannst.

Als kleinen Vorgeschmack auf gelungene Bilder von unterschiedlichen Events hier eine Galerie mit Bildern vom Publikum, Gästen und Teilnehmern. Meist sind es sie, für die ein Event überhaupt geplant und veranstaltet wird.

 

Teil 1: Vor dem Event

Den „richtigen“ Eventfotografen finden

Bevor es los geht, gibt es hier die drei Tipps wie Du den für Dich passenden Eventfotografen findest:

  • Finde heraus, was Du selbst von einem Eventfotografen wünschst oder erwartest. (Oder was für Dein Unternehmen wichtig ist.)
  • Finde einen erfahrenen Eventfotografen, der etwas vom Thema der Veranstaltung versteht. Auch wenn manchmal vielleicht einiges ähnlich ist: Der durch die National Geographic bekannte Wildlife-Fotograf ist vielleicht nicht der passende Ansprechpartner für eine Pressekonferenz.
  • Schaue Dich auf Portalen für Fotografen und auf Webseiten von Eventfotografen um. Wenn Dir gefällt, was Du siehst, merke Dir den Namen.

Das ist es auch schon. Mehr braucht es nicht. Natürlich steckt bei jedem der Punkte einiges dahinter. Deswegen werde ich auf die einzelnen Aspekte in den folgenden Abschnitten ausführlicher eingehen.

Fotografie ist persönlich – Lernen wir uns kennen.

Die bei der Eventfotografie entstehenden Bilder sind so gut wie immer von der persönlichen Handschrift des Fotografen geprägt. Der eine hat diesen Stil und ich habe vielleicht einen solchen. Schau Dir deswegen Bilder unterschiedlicher Veranstaltungsfotografen an, die aus dem gleichen Genre stammen. Und: lerne den Fotografen kennen. Vielleicht gefallen Dir Bilder eines Fotografen, aber der Mensch dahinter ist irgendwie unsympathisch (eher unwahrscheinlich). Am Besten ist es natürlich wenn beides gut zusammen passt.

Häufig ist es auch hilfreich, als Fotograf schon in die Planung zur Veranstaltung eingebunden zu werden. Als Eventfotograf bin ich regelmäßig auf sehr unterschiedlichen Ereignissen und häufig lassen sich aus der Erfahrung heraus viele Stolpersteine vermeiden. Hast Du gerne eine Garderobe im Hintergrund oder lieber einen Aufsteller mit dem Firmenlogo? Der Aufwand für deutlich bessere Bilder ist häufig nur gering. Nutze die Expertise des Fotografen und arbeite mit ihm zusammen. Ein Eventfotograf, dem gute Bilder etwas wert sind, wird das nur zu gerne tun.

Bei größeren Veranstaltungen macht es natürlich Sinn, Veranstalter, Fotograf und Eventagentur an einen Tisch zu holen. So lassen sich die Begebenheiten häufig am leichtesten steuern. Im Nachgang ist es leider allzu oft nicht möglich, fehlende Absprachen auszubügeln.

Hört sich das für Dich nach einem großen Aufwand an? Manchmal ist es ein Aufwand. Ein großer war es für mich noch nie. Ein Eventfotograf, der bereit ist schon im Vorfeld beteiligt zu sein wird auch ein etwas höheres Honorar verlangen, als jemand der unvorbereitet erscheint. Wenn Du gute Fotos haben möchtest, die aussagekräftig sind und dem entsprechen, was Du Dir vorstellst, dann ist das eine mehr als gute Investition.

Das Angebot in der Eventfotografie

Bevor es jedoch zu Besprechungen und gemeinsamer Planung kommt, gilt es meist ein Angebot bei einem oder mehreren Eventfotografen anzufordern. Damit der Fotograf auch weiß was genau seine Aufgabe sein wird habe ich hier einige Punkte gesammelt, die für fast alle Event-Dokumentationen relevant sind:

Wichtige Informationen für den Eventfotografen:

  • Datum, Dauer und Ort der Veranstaltung
  • Art der Veranstaltung (z.B. Mehrtägige Konferenz, Podiumsdiskussion am Abend)
  • Verwendungszweck und Nutzungsrechte
  • gewünschte Leistungen
  • Zeitpunkt, an dem die fertigen Bilder geliefert werden sollen
  • ggf. zur Verfügung stehendes Budget

Damit sollte jeder Fotograf ein aussagekräftiges Angebot für die Eventfotografie erstellen können.

 

 

Die Entscheidung für den passenden Eventfotografen

Wenn alles klappt wirst Du schon bald die Angebote der Fotografen auf dem Tisch haben. Du wirst wahrscheinlich recht schnell sehen welcher Eventfotograf auf Basis dieser „Papiergrundlage“ der richtige für Dich und Deine Veranstaltung ist. Jetzt hast Du die ehrenvolle Aufgabe die internen Interessen was das Ergebnis betrifft und die internen Budgetvorstellungen unter einen Hut zu bringen.

Die Frage ist jedoch wie schon in den ultimativen drei Tipps von oben: Was willst Du wirklich? Möchtest Du eine professionelle Dokumentation einer Veranstaltung, qualitativ hochwertige und ästhetisch ansprechende Bilder? Dann wird Dir die Zusammenarbeit mit einem guten Eventfotografen eine Menge Erleichterung bringen. Sicher: Nicht immer geht der Preis auch mit einer entsprechenden Leistung einher. Warum aber 250 € für die Dokumentation einer Abendveranstaltung für einen Profi-Fotografen wirtschaftlich nicht darstellbar sind, werde ich in einem folgenden Kapitel beleuchten.

Preisgestaltung – mal offen von Eventfotograf zu Kunde

Würdest Du mich bei der Vor- und Nachbereitung eines Events begleiten, dann würdest Du einen Einblick bekommen wie umfangreich der gesamte Workflow ist, wie aufwändig die Bildbearbeitung sein kann und was dafür alles nötig ist. Bevor es allerdings erst einmal so weit kommt, müssen die Bilder der Bilder entstehen. Dafür braucht es mindestens eine Kamera und zumindest eine kleine Auswahl an Objektiven. Wenn man größere Events professionell dokumentieren möchte, dann kommt eine Backup- oder Zweitkamera und noch einmal ein paar speziellere Objektive dazu. Neben Blitzgeräten gehören auch Speicherkarten, Stativ und weiteres Zubehör zum Standardprogramm. Das fängt bei min. 3.000 € an. Bei zwei Profikameras mit entsprechenden Objektiven ist man schnell bei 20.000 € und mehr. Dazu natürlich natürlich ein oder mehrere Taschen, um alles zu verstauen. Und was häufig vergessen wird: Die Wartung der Ausrüstung.

Im Büro oder Studio warten dann neben dem MacBook für unterwegs ein stationärer Rechner und/oder ein professioneller, kalibrierter Bildschirm zur Bildbearbeitung und diverse Möglichkeiten zur Datensicherung hinzu. Hier kommt je nach Geschmack schnell noch einmal ein weiterer fünfstelliger Betrag zusammen.

Für Dich als Kunden ist das häufig nicht direkt sichtbar und auch gar nicht wichtig, denn Dich interessieren professionelle und emotionale Bilder. Dennoch muss das alles angeschafft und instand gehalten werden. Und womit bezahle ich das als Eventfotograf? Von meinen Aufträgen. Übrigens: Das Fotografieren vor Ort nimmt in der Regel nur 30% der benötigten Zeit ein. Die restlichen 70% sind notwendig für Vorbereitung, Nachbereitung, Bildbearbeitung und Datenhandling. Deswegen ist es ab einem gewissen Niveau auch nicht mehr wirtschaftlich für 250 € eine Abendveranstaltung zu fotografieren.

Wissen worauf es ankommt: Briefing, Briefing, Briefing

Ein Ausführliches Briefing ist die beste Grundlage für gute Bilder bei der Eventfotografie und vor allem für die Ergebnisse, die Du für Dich brauchst. Nutze diese Möglichkeit und nehme Dir die Zeit mit dem Fotografen zu sprechen. Häufig wird er Antworten auf die Fragen haben, die Du noch bisher nicht gestellt hast.

Dazu ein kleines Beispiel von einer dreitätigen Veranstaltung eines börsennotierten Unternehmens. Aus dem Briefing wusste ich, wie der Ablauf aussieht, wann der CEO da sein wird und welche relevanten Personen zur gleichen Zeit mit ihm auf der Bühne stehen. Diese Gelegenheit hatte ich genutzt, eine Reihe von guten Bildern mit allen Beteiligten, Firmenlogo und dem Bezug zur Veranstaltung zu machen. Wie abgestimmt habe ich diese noch am gleichen Tag für die Pressearbeit zur Verfügung gestellt.

Am folgenden Morgen war die Enttäuschung groß, als mich die Abteilungsleiterin ansprach. Das Briefing hatte ich im Vorfeld mit einer ihrer Mitarbeiterinnen geführt. Ihre Vorstellung von dem wichtigen Bild für die Pressemitteilung war nicht bis zu mir durchgekommen. Glücklicher Weise konnten wir das passende Pressefoto am Ende der Veranstaltung nachholen. Zwar ohne CEO, aber immerhin. Nicht immer wird das so einfach gehen. Deswegen ist es wichtig möglichst alle Vorstellungen für die Eventfotos im Briefing zu besprechen.

Wichtige Punkte für ein gutes Briefing in der Eventfotografie

  • Beginn der Veranstaltung
  • Zugang für den Fotografen
  • Ansprechpartner vor Ort und Erreichbarkeit
  • Ablaufplan, Lageplan
  • Liste mit wichtigen Personen
  • Gewünschte Einstellungen, Motive, Emotionen
  • Lichtsituation
  • Ist ein Dresscode erforderlich?
  • Verwendungszweck und benötigte Bildauflösung
  • Lieferung der fertigen Bilder
  • Ggf. Metadaten (IPTC)
  • Sonstige Besonderheiten

Auf einige dieser Punkte möchte ich näher eingehen und Beispiele aus der Praxis geben, die vor, während und nach dem Event relevant sind.

 

 

Akkreditierung, Erreichbarkeit und Lageplan

Nachdem die Uhrzeit für den Beginn der Veranstaltung abgestimmt ist, ist es häufig von Bedeutung auch über den Zugang für den Fotografen zum Veranstaltungsort zu sprechen. Meist kann der Eventfotograf auf die Gästeliste gesetzt werden. Manchmal ist es notwendig, dass der Fotograf beim Veranstalter als Pressefotograf akkreditiert wird. Das ist vor allem wichtig, wenn es unterschiedliche ‚Batches’ und Zugangsberechtigungen vor Ort gibt. Dann sollte natürlich sichergestellt sein, dass der Fotograf auch die nötigen Zugangsrechte für alle Bereiche erhält.

Teilweise ist auch ein Presseausweis hilfreich. Damit konnte ich mich schon häufiger eigenständig für eine Veranstaltung kurz vor Beginn akkreditieren. Aber Achtung: Dafür muss meist etwas mehr Zeit eingeplant werden! Ich selber plane in der Regel, eine halbe Stunde vor dem ersten relevanten Ereignis startbereit zu sein. Wann das ist steht im Ablaufplan, der auf jeden Fall in der Fototasche sein sollte.

Auch ein Lageplan kann hilfreich sein. Sei es um einen Treffpunkt zu vereinbaren oder auch zu wissen wie lange die Laufwege von einem zum anderen Ort innerhalb des Events sind.

Zu guter Letzt solltest Du die Mobilnummer des Eventfotografen und der Fotograf Deine Mobilnummer haben. Ist vielleicht die Netzabdeckung am Veranstaltungsort eingeschränkt? Das kommt sogar recht häufig vor. Vor allem dann ist ein im Vorfeld abgestimmter Treffpunkt wichtig.

Der entscheidende Moment – VIPs und Co.

Gibt es Personen, die besonders wichtig sind und ggf. nur kurz vor Ort sein werden? Dann gilt es zur rechten Zeit am rechten Ort zu sein. Wann das ist, sollte dem Ablaufplan und wo das ist, sollte dem Lageplan zu entnehmen sein. Wenn es sich um eine interne Information handelt, die gar nicht Bestandteil des offiziellen Programmes sind, dann sollten diese zusätzlichen Informationen auf jeden Fall Teil des Briefings sein.

Bei Tagungen, auf denen z.B. die Bundeskanzlerin oder der Bundespräsident spricht, ist ein Sicherheitscheck obligatorisch. Auch ist dann häufig ein definierter Bereich für Kameras und Pressefotografen frei gegeben. Sind wichtige Motive geplant, sollte das Berücksichtigt werden. Ortskenntnis ist dann besonders hilfreich.

Bildmotive

Bei meinen Einsätzen als Eventfotograf habe ich meist freie Hand was die Motivwahl betrifft. Manchmal ist es jedoch so, dass ein ganz bestimmtes Motiv gewünscht ist. Das kann z.B. eine wichtige Person im Gespräch mit einer anderen sein oder auch der Keynote-Speaker während er dem Publikum einen wichtigen Gegenstand zeigt.

 

 

Häufig hätte ich diese Situation wahrscheinlich ohnehin so fotografiert, doch besser ist es diese besonders wichtigen Motive im Vorfeld beim Briefing anzustimmen. Dann bin ich als Fotograf gefragt einschätzen zu können, ob dieses Wunschbild bei den vorherrschenden Bedingungen auch tatsächlich realisiert werden kann. Kann ich z.B. die Position im Raum, die für ein Bild notwendig ist gar nicht einnehmen, weil ich ansonsten in das Bild der Fernsehkameras gerate, kann mit extremer Nähe (über eine Weitwinkelaufnahme) oder auch große Entfernung (mit einem Teleobjektiv) variiert werden.

 

 

 

Lichtsituation

Während der Veranstaltung bin ich als Eventfotograf häufig mit vielen unterschiedlichen Lichtsituationen konfrontiert. Während der Keynote-Speaker hervorragend ausgeleuchtet ist, sind es vielleicht die weiteren Personen, die neben dem Rednerpult stehen, ganz und gar nicht. Auch das Publikum und die VIPs in der ersten Reihe sind meist nicht so gut beleuchtet. Dazu muss man wissen, dass sich auf dem Foto manchmal Schatten zeigen, die das menschliche Auge gar nicht sieht. Hier gilt es abzuschätzen, ob geblitzt werden muss oder nicht.

Ich persönlich arbeite so weit es möglich ist ohne Blitz. Dann sind zwar die technischen Anforderungen höher, doch rechtfertigen die Ergebnisse den Mehraufwand meist deutlich. Das Ergebnis sind natürlichere Bilder und weniger Irritationen für Redner und Gäste. Oft stimme ich mich vor dem Event auch mit dem Beleuchter ab. Eine freundliche Nachfrage zu welcher Situation wie viel Licht auf der Bühne sein wird erleichtert die Arbeit erheblich.

Lässt es sich nicht vermeiden zusätzliches Blitzlicht zu verwenden, kann man mit einigen Tricks für deutlich bessere Bilder sorgen. Gibt es z.B. eine helle Decke, gegen die man Blitzen kann? Das erzeugt ein viel weicheres Licht, als das Blitzgerät direkt auf die Personen zu richten.

Hier könnte ich noch viel mehr über Licht und die Stimmung schreiben, die sich mit unterschiedlichen Beleuchtungssituationen erzeugen lassen. Konzentrieren wir uns aber auf das Wesentliche für Dich.

Sonstige Besonderheiten – Geschichten am Rande

Wenn diese Punkte beachtet sind, werden die Ergebnisse sicher dem entsprechen, was Du Dir als Auftraggeber vorgestellt hast. Manchmal kommt jedoch noch einiges hinzu. Es sind die kleinen Geschichten am Rande, die nicht Teil des offiziellen Programmes sind, die aber gleichsam persönliche und wertvolle Motive darstellen.

Hat z.B. ein Mitarbeiter seinen letzten Arbeitstag, geht eine Mitarbeiterin in den Mutterschutz oder wechselt jemand in eine Abteilung im Ausland. Vielleicht auch ein Making Off mit dem Team, das die Veranstaltung organisiert hat? Solche und ähnliche Momente sind wirklich wertvolle Erinnerungen für die betreffenden Personen. Hat der Eventfotograf ein gutes Fingerspitzengefühl, wird er auch diese Momente auf eine persönliche Art und Weise festhalten.

Teil 2: Während des Events

Hast Du den für Dich passenden Eventfotografen gefunden, dann ist der Weg frei für eine gute fotografische Dokumentation. Einige Aspekte, die mir bei meiner Arbeit aufgefallen sind, und die über ein normales Briefing hinaus gehen, möchte ich in den nächsten Abschnitten beleuchten.

Inszenieren oder Dokumentieren – Der Schlüssel zu authentischen Bildern

Grundsätzlich gibt es für mich zwei Formen der Fotografie. Das ist zum Einen die inszenierte Fotografie und zum Anderen die dokumentarische Fotografie. Und manchmal verschwimmen die Grenzen dazwischen.

Bei meiner Arbeit ist mir ein Aspekt besonders wichtig und das ist Authentizität. Das betrifft natürlich mich selbst, aber auch die Fotografien, die ich erstelle. Es gibt viele technisch brillante Bilder, denen es meiner Meinung nach jedoch an Authentizität mangelt. Dieser Aspekt ist wichtiger als alles andere und stellt für mich selbst das Licht in den Schatten.

Was hat das nun mit der Eventfotografie zu tun? Das möchte ich einmal aus zwei Perspektiven beleuchten.

Erst einmal könnte man davon ausgehen, dass es sich bei der Eventfotografie um eine dokumentarische Form der Fotografie handelt. Und in erster Linie ist sie das auch. Allerdings kann es auch sein, dass die Art und Weise wie das Event gestaltet ist, für den Anlass völlig überzogen ist. So gut ich dann auch dokumentarisch mit der Kamera unterwegs bin, wird es nicht leicht, authentische Bilder zu machen.

Bei der zweiten Perspektive nutze ich eine Veranstaltung oder einen vergleichbaren Anlass dazu, Bilder von den Protagonisten zu machen, welche die Personen und/oder ihre Arbeit authentisch darstellen. Hierzu ein Beispiel: Für einen Flyer wird Bildmaterial benötigt, welches das Kreativteam eines Unternehmens in Aktion zeigt. Als Fotograf könnte ich nun eine Situation stellen, in der die Personen um einen Tisch sitzen und arbeiten. Ich könnte allerdings auch einen echten Anlass wie einen Workshop nutzen, den ich dokumentarisch mit der Kamera begleite. Meiner Erfahrung nach entstehen im zweiten Fall deutlich authentischere Bilder. Hier nutze ich die Möglichkeit zu dokumentieren was „ohnehin“ da ist. In der Regel ist das für alle Beteiligten eine sehr praktische Lösung, denn es geht nicht einmal Arbeitszeit der Fotografierten „verloren“.

 

 

Mehrere Fotografen

Bei manchen Events ist es nützlich oder sogar notwendig, mit mehreren Fotografen zusammenzuarbeiten. Meist ist es schlicht die Größe einer Konferenz oder der Umfang eines Kongresses, die es für einen einzelnen Fotografen unmöglich macht, alle parallel laufenden Panels zu fotografieren. Auch bei Bühnensituationen wie z.B. bei Preisverleihungen kann es hilfreich sein, zu zweit zu fotografieren. Während der eine die Totale mit den Gruppenaufstellungen von vorne im Auge behält, fotografiert der andere leicht von der Seite die Einzelpersonen.

Wichtig ist hier ein eingespieltes Team, ohne interne Konkurrenz. Ein guter Eventfotograf wird jedoch immer einen oder mehrere Fotografen an der Hand haben, mit denen er gerne und gut zusammen arbeitet.

Assistenten bei der Eventfotografie

Bei größeren Veranstaltungen arbeite ich gerne mit einem Assistenten. Das wird nötig, wenn der Ablauf der Veranstaltung sehr schnell ist und/oder die ersten Auswahlbilder schon kurz nach den einzelnen Programmpunkten benötigt werden.

In der Regel gibt es einen Orga-Raum, in dem ein Arbeitsplatz eingerichtet werden kann. Ich gebe dann die Speicherkarten an meinen Assistenten weiter. Während ich schon weiter fotografieren kann, importiert mein Assistent die Bilder in Adobe Lightroom (mein Bildbearbeitungsprogramm der Wahl) und erstellt eine erste Auswahl, sowie ein Backup.

Von Kurzeinsätzen und den Ergebnissen

Meine Stärke bei der Dokumentation von Events liegt darin, Stimmungen aufzunehmen und diese in meine Bildsprache einfließen zu lassen. Das ist mehr, als nur das lückenlose Abfotografieren der Programmpunkte. Stimmungen wandeln sich nicht selten während einer Konferenz oder einer Tagung. Diese Veränderungen später in den Bildern wieder erkennen zu können, macht eine wirklich gute fotografische Dokumentation erst aus. Dafür ist es natürlich nötig, während des ganzen Events vor Ort zu sein.

Wenn das Budget knapp ist, dann werde ich auch schon einmal angefragt, ob ich nur für einen halben Tag dabei sein kann. Sollte nur eine Serie von Speaker-Fotos gefragt sein, dann reichen solche Kurzeinsätze auch aus. Eine emotionale Tagungsdokumentation kommt dabei allerdings zu kurz.

Ein Beispiel vom Entrepreneurship Summit, einer Konferenz mit rund 1.500 Teilnehmern und einem ohnehin schon kreativen und interaktivem Format: Damals war ich für den kompletten Zeitraum von zwei Tagen gebucht. Am zweiten Tag begann sich aus der Dynamik des ersten Tages heraus eine Gruppe zu formieren, die mit einer völlig unerwarteten Energie fast die ganze Konferenz auf den Kopf gestellt hätte. Da ich nicht nur am ersten Tag vor Ort war, um die wichtigen Keynote-Speaker zu fotografieren konnte ich die Dynamik aufgreifen und diese spannenden Entwicklungen und die entstandenen Emotionen mit meinen Bildern festhalten.

 

 

Nützliches für den perfekten Ablauf in der Eventfotografie

Weiter oben habe ich schon beschrieben, dass ein gutes Briefing das A und O für eine gute Eventdokumentation ist. Wichtig ist, dass der Eventfotograf neben dem aktuellen Programm oder besser noch dem Regieplan mit Dir in Verbindung steht. Glücklicherweise geschieht immer wieder etwas Unvorhergesehenes, was den Reiz für Besucher und auch für mich als Fotografen erst ausmacht. Dann ist es wichtig, sich situativ abstimmen zu können. Ein Knopf im Ohr für die Funkverbindung oder eine kurze SMS können hier sehr hilfreich sein, denn:

Es gibt nur einmal Jetzt …  und manche Situationen lassen sich nicht nachstellen. Zur rechten Zeit am rechten Ort zu sein, ist eine der wichtigsten Eigenschaften für einen Eventfotografen. Hilfsmittel dafür sind natürlich erlaubt.

Goodies bei der Eventfotografie- Wenn es etwas mehr sein darf.

Nicht nur bei größeren Events kann man mit wenig Aufwand noch während der Veranstaltung eine Bildauswahl als Diashow auf einem oder mehreren großen LCD-Fernsehern laufen lassen. Auch die Projektion mit einem Beamer bietet sich hier an. Gerade in den Pausen ist das eine willkommene Auszeit und Abwechslung für die Besucher.

Wenn eine Konferenz durch mehr, als nur die Honorare der Redner getragen wird, ist ein professionelles Portrait ein gern gesehenes Goodie für die Keynote-Speaker.

Bei großen Firmenkonferenzen entsteht häufig neben dem Event gleichzeitig eine gute Gelegenheit, Portraits von den versammelten Mitarbeitern oder auch einzelnen Teams zu fotografieren. Hierfür kann man eine Studioecke einrichten und dort ggf. unterstützt durch einen Visagisten ein knackiges Studioportrait schießen.

Dazu ist es natürlich wichtig, dass es dabei nicht zu Programmüberschneidungen kommt. Meist bietet es sich hierfür an, mit zwei Fotografen zu arbeiten oder es bietet sich vor der offiziellen Eröffnung eine gute Gelegenheit.

Teil 3: Nach dem Event

Ist die Veranstaltung erfolgreich beendet, werden häufig auch schnell die ersten Bilder für die Presseberichterstattung benötigt. Deswegen ist es wichtig, dass wir uns im Vorfeld abstimmen welche Aufnahmen schnell und vor allem bis wann (Versandtermin der Pressemitteilung) geliefert werden müssen.

Die fertigen Bilder

Ich selbst stelle die fertigen Aufnahmen im Normallfall auf meinem Server zum Download bereit. Manchmal lade ich die Bilder allerdings auch auf den Server des Kunden. Hierfür müssen natürlich die FTP-Daten ausgetauscht werden. In Einzelfällen stelle ich eine Bildauswahl auch in relevante Fotoportale ein.

Üblicherweise exportiere ich alle Aufnahmen in einer hochauflösenden und einer webtauglichen Version. Zusätzlich erstelle ich auch eine Webgalerie, die einen guten Überblick über die Auswahl der Bilder ermöglicht und intern leicht verbreitet werden kann.

Bei Probono-Einsätzen habe ich mich dazu entschieden, alle entstandenen Bilder mit einer s.g. Creative Commonce Lizenz zur Nutzung frei zu geben. Warum tue ich das? Wenn ich mich dazu entscheide unentgeltlich zu fotografieren, dann stehe ich voll hinter dem, was vor der Kamera passiert und ich möchte z.B. die NGO oder das Social Business so gut wie möglich supporten. Das Beste was dazu passieren kann ist, wenn die Fotos so häufig wie möglich genutzt werden.

Um allen Interessierten Zugang zu den Bildern zu ermöglichen, erstelle ich ein Album in meinem flickr-Account. Dort können die Bilder in unterschiedlichen Auflösungen flexibel herunter geladen werden.

 

 

Verwendungszweck

Der Verwendungszweck der Bilder sollte auf jeden Fall Teil des Briefings sein. Bilder für die Pressemitteilung sollen oft einen ganz anderen Charakter haben, als solche, die für interne Zwecke genutzt werden. Manchmal ist es aber auch ganz anders herum. Wichtig ist, dass wir im Briefing zu dem jeweiligen Event darüber sprechen.

Bei einem Event, das ich fotografiert habe, war es das Ziel authentische Motive einzufangen, die später für eine Werbekampagne genutzt werden sollten. Hier gab es ganz konkrete Vorschläge und sogar schon eine Layoutvorlage. Im Vorfeld haben wir uns über Lichtstimmung und Details im Hintergrund ausgetauscht. So konnte ich während der Veranstaltung leichter die Motive finden, die für die Kampagne gewünscht waren.

Nutzungsrechte

Meist schließen die Nutzungsrechte bei der Eventfotografie vor allem die redaktionelle Eigennutzung ein. Damit können die vom Eventfotografen bereitgestellten Bilder z.B. für die Pressearbeit (einschließlich des Rechtes der Verbreitung an Medien), Mitarbeiterzeitschrift, Newsletter und auch auf der Unternehmens-Webseite genutzt werden.

Wenn wie im Beispiel oben explizit eine Werbekampagne das Ziel ist, dann ist es üblich hierfür entsprechend des Umfanges und der Laufzeit der Kampagne gesonderte Nutzungsrechte zu vereinbaren.

Wie lange die Nutzungsrechte vom Fotografen freigegeben werden ist ganz individuell. Ich selbst gebe Nutzungsrechter zu redaktionellen Eigennutzung mit ganz wenigen Ausnahmen zeitlich unbeschränkt frei. Das ist jedoch nicht selbstverständlich und sollte auf jeden Fall Bestandteil des Angebotes sein.

Auflösung, Dateiformat und Metainformationen

Spätestens hier wird es nun etwas technisch. Deswegen werde ich auch nur kurz auf das Wesentliche aus Deiner Sichtweise eingehen.

In der Regel stelle ich meine Bilder in zwei Auflösungen zur Verfügung. Eine hochauflösende, die auch für die meisten Printanforderungen ausreichend ist und eine Version mit geringerer Dateigröße für die Nutzung im Internet. Beide exportiere ich im jpg-Format. Wird mehr benötigt, ist es wichtig das im Einzelfall abzustimmen.

Bei Pressebildern ist es häufig üblich, Informationen zu den Bildern, den gezeigten Personen und der Veranstaltung in die s.g. IPTC-Daten zu schreiben. Wenn Du hier einen Text vorbereitet hast, kann ich diesen direkt in die Metainformationen der Aufnahmen schreiben.

Nutzung der Bilder

Bei manchen Veranstaltern habe ich das Gefühl, dass hauptsächlich für das interne Archiv fotografiert wird, dessen Nutzung allerdings in Vergessenheit geraten ist. Sollte das auch so beabsichtigt sein, ist das natürlich völlig in Ordnung so. Allerdings lässt sich mit den entstandenen Aufnahmen häufig viel Freude und auch Nutzen stiften.

Finden die Besucher der Veranstaltung eine Bildergalerie auf der Webseite und vielleicht sogar einige Bilder, auf denen sie sich selbst wieder finden, ist das gleichzeitig identitätsstiftend und sicher förderlich für die Konferenz im kommenden Jahr.

Credits – Namensnennung bei Veröffentlichungen

Normalerweise hat ein Fotograf das Recht, bei der Veröffentlichung eines Bildes namentlich genannt zu werden. Und darüber freut er sich natürlich auch. Schließlich lebt er von seinen Bildern und davon, dass diese mit seinem Namen in Verbindung gebracht werden. Meist ist dies nur ein Klick oder das Einfügen eines Namens in das entsprechende Feld. Bitte halte Dich daran oder stimme Dich im Einzelfall mit dem Fotografen ab.

Nachbesprechung

Ist das Event erfolgreich abgeschlossen, und sind die ersten Bilder in die vorgesehen Verteiler eingeleitet, macht es Sinn und Freude zugleich, sich die Zeit für eine kurze Nachbesprechung und ein Feedback zu nehmen. Vielleicht ist es nur das Lob für die gelungene Veranstaltung, oder auch eine wichtige Manöverkritik. Beides ist für alle Beteiligten hilfreich. Schließlich willst Du vielleicht schon bald das nächste Event fotografieren lassen.

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